CaT Concepts and Training GmbH im Gespräch mit Bernd Rumphorst, Teamleiter in
der Abteilung Außenorganisation, Training und Koordinator der LVM-AkadeMe.
Herr Rumphorst, die Größe der LVM, die komplexe Struktur und die Tatsache, dass die Nutzenden des Systems viel in der Vermittlung unterwegs sind, stellt Sie und den Bereich Training vor gewisse Herausforderungen …
Ja, das stimmt. Generell haben wir bei der LVM eine komplexe Struktur mit Bildungsbereichen, die für unterschiedlichste Themenschwerpunkte verantwortlich sind und dazu die Herausforderung, dass an der Versicherungsvermittlung beteiligte Personen gesetzlich vorgegebene Weiterbildungszeiten nachweisen müssen. Sie können sich vorstellen, dass
es für uns besonders wichtig war, ein einheitliches
System zur Darstellung und Koordination von Ausund Weiterbildungsaktivitäten zu finden. Systeme gab es natürlich auch vorher schon, aber es waren verschiedene, die nicht miteinander kommuniziert haben. Zum Beispiel haben wir Selbstlernkurse mit
anderen Systemen bereitgestellt als Webinare und Präsenzveranstaltungen.
Mit cate, beziehungsweise der LVMAkadeMe, haben Sie sich neu aufgestellt. Das ist ja zunächst auch eine konzeptionelle Frage. Wie haben Sie Ihre komplexe Struktur in den Griff bekommen?
cate bietet die Möglichkeit, die Struktur des Bildungsangebots frei anzulegen. Und so haben wir im Rahmen der Einführung relativ viel Zeit darin investiert, diese Struktur möglichst passend für uns zu entwickeln.
Im System haben wir unsere verschiedenen Bildungsbereiche dann auch genau gespiegelt: Wir haben Bereiche für die zentrale Koordination von Trainings für den Innen- und Außendienst – bestehend aus fachlichen und überfachlichen Themen – und
Bereiche für die dezentrale Koordination. Hier bekommen Mitarbeitende selbst die Möglichkeit, Veranstaltungen anzulegen, zu koordinieren und durchzuführen.
Es kann jedoch nicht jeder in jedes Angebot sehen.
Nach dem Login erhalten die Lernenden auf sie zugeschnittene Inhalte. Das geschieht über einen rollenbasierten Zugang.
Wo liegt der Unterschied zwischen den sogenannten „dezentralen“ und den „zentralen“ Angeboten?
Einen großen Teil unserer Veranstaltungen koordinieren wir durch zentrale Bildungsbereiche und
stellen diese ins System ein. Darüber hinaus gibt es
aber auch interne Personengruppen mit der Berechtigung, weitere Bildungsangebote zu generieren, die sie nur ihren spezifischen Zielgruppen bereitstellen.
Das sind die dezentralen Angebote.
Für die Erstellung der dezentralen Angebote stellt cate einen eigenen Baukasten bereit …
Ja, es handelt sich dabei um einen geführten Prozess bei der Anlage von Trainingsmaßnahmen. Damit können wir zum Beispiel unseren angestellten
Außendienst sehr gut unterstützen. Dieser Personenkreis ist für die Betreuung unserer Agenturen zuständig und die Anlage und Koordination von Veranstaltungen ist nur ein kleiner Teil ihres Aufgabengebiets. Trotzdem führen sie eine relevante Menge an Seminaren und Tagungen durch, in denen sie beispielweise die Neuerungen bei unseren Versicherungsprodukten schulen. Das ist sehr wichtig für die bedarfsgerechte Beratung unserer Kunden und darum wird ein Großteil davon auch als Weiterbildungszeit für die IDD angerechnet.
Wie kann man sich diesen geführten Prozess vorstellen?
Der Prozess führt zum einen von A bis Z durch die Trainingsanlage. Die Nutzenden klicken von Maske zu Maske, in denen bestimmte Formularfelder befüllt werden müssen oder schon ausgefüllt sind. Zum Beispiel müssen dabei ein Termin festgelegt und ein Titel vergeben werden.
Bestandteil des Prozesses ist zum anderen ein modulares System mit dessen Hilfe die Agenda für eine Veranstaltung erstellt werden kann. Dafür werden vorgefertigte Bausteine angeboten, die man frei zusammenstellen und bearbeiten kann.
So sorgt der gesamte Prozess für die Einhaltung bestimmter Standards, die als Nachweis für die IDD benötigt werden. Und er ermöglicht uns die schnelle
und unkomplizierte Erstellung von zusätzlichen Bildungsmaßnahmen.
Im zentralen Bereich ist die Masse der bereitgestellten Trainings noch größer, oder?
Ja, der größte Teil der Trainingsteilnahmen entsteht
durch zentral angelegte Trainings. Diese bestehen aus Präsenzveranstaltungen, Webinaren und
Selbstlernkursen. Wie bei den dezentralen Trainings gilt: Wenn die Veranstaltungen IDD-relevant sind, werden die angegebenen Weiterbildungszeiten im
System mit Hilfe eines entsprechenden PlugIns ausgezeichnet. Die absolvierten Zeiten werden dann pro Teilnehmendem per Schnittstelle an die Datenbank der Initiative „gut beraten“ übertragen. Die Initiative dokumentiert wiederum die jährliche gesetzlich geforderte Weiterbildungszeit. Das läuft vollkommen automatisiert und erscheint dann auch automatisch
auf den Konten der Mitarbeitenden, die ebenfalls bei „gut beraten“ angelegt sind.
Generell werten wir aber nicht alles aus. Im Bereich
„Gesundheit und Soziales“ zum Beispiel messen wir
aus Datenschutzgründen nicht. Hier können sich die
Beschäftigten nach individuellem Bedarf Angebote
suchen und daran teilnehmen.
Die Suche ist ein weiteres Element in cate, das frei konzeptioniert werden kann. Sie ermöglicht es, recht fein zu steuern, wer welche Inhalte wie finden kann …
Zum einen regelt das Rollenkonzept per se die Sichtbarkeit der Angebote. Zum anderen bietet das System die Möglichkeit, eine exakte Verschlagwortung
vorzunehmen. Zusätzlich gibt es Übersichtsseiten,
die wir frei gestalten können und dazu eine klassische Titelsuche sowie Filtermöglichkeiten, wie zum
Beispiel für die Suche nach bestimmten Trainingsformaten. Wir bieten unseren Teilnehmenden also verschiedene Strategien, um die für sie passgenauen Angebote zu finden.
Wie haben Sie die Schlagwortsuche organisiert?
Wie vorhin schon am Rande erwähnt, haben wir im Rahmen der Einführung viel Zeit in die Konzeption investiert. Dafür ist die Trainingssuche jetzt sehr
wartungsarm. Konkret arbeiten wir gerade bei wiederkehrenden Veranstaltungen mit Trainingsvorlagen. Diese verschlagworten wir einmal sauber und
wenn wir daraus entsprechende Termine duplizieren, kopieren wir die Schlagworte automatisch mit – sie müssen also nicht jedes Mal neu eingetragen werden. Für die Auswahl der Schlagworte haben wir uns abteilungsübergreifend ein übergeordnetes System überlegt. Nur bei Bedarf und nach Absprache mit allen Abteilungen werden daran Änderungen vorgenommen. Es gibt eine Liste, auf die alle stetig zugreifen können, damit immer nachvollziehbar bleibt, unter welchen Voraussetzungen wir welche Trainingsveranstaltung wie verschlagworten. Zusätzlich haben wir eine Art Regelwerk entwickelt, nach welchen Kriterien Schlagworte hinzugefügt werden, damit die Trainings sinnvoll auffindbar sind. Wir nehmen es also sehr genau damit. Am Ende erspart uns das aber viel Arbeit.
Und zusätzlich gibt es auch noch die Volltextsuche …
Ja, das ist die klassische Titelsuche und als weiteren
wichtigen Einstiegsweg haben wir noch das, was
wir als „gestaltete Suche“ bezeichnen. Das sind die
ansprechend gestalteten Übersichtsseiten, die wir
jeweils nach Themengebieten, Kompetenzen und
Zielgruppen ordnen. Dieses Zusammenspiel aus
Schlagwort-, Titel- und gestalteter Suche sorgt für
eine gute und zielgruppengerechte Auffindbarkeit
unserer Angebote.
Sie sind mit dem System Ende 2019 an den Start gegangen. Relativ kurz danach kam Corona …
So ist es, und genau in dieser Situation hat es sich als
enormen Vorteil herausgestellt, mit der LVM-AkadeMe schon im Einsatz zu sein. Vor der Einführung des Systems standen vor allem beim angestellten
Außendienst Präsenztrainings noch stark im Fokus.
Aufgrund von Corona waren wir aber dann gezwungen, die vielen Präsenzveranstaltungen zu
digitalisieren und dabei trotzdem möglichst alle zu
vermittelnden Inhalte an unsere Teilnehmenden zu
bringen. In sehr vielen Fällen bedeutete das, aus
einer Präsenzveranstaltung eine Blended-LearningReihe zu machen. Die Kombination aus Webinaren
und Selbstlernprogrammen hat dazu geführt, dass
wir am Ende kaum Einbußen bei unseren Inhalten
hatten. Dass wir das – auch im Jahr 2021 – geschafft
haben: Darauf, denke ich, können wir stolz sein. Am
Ende haben wir sogar noch unsere unternehmensinternen Impfangebote über das Sprechstundensystem der LVM-AkadeMe organisiert.
Wie hat diese Zeit bei Ihnen insgesamt die Welt von Training und Weiterbildung verändert? Was glauben Sie, wird bleiben, was nicht?
Wir haben festgestellt, dass ein richtiger Mix an Medienformaten den effektivsten Lernerfolg bringt. Alles digital zu machen, scheint uns genauso wenig gut, wie alles in Präsenz zu machen. Es kommt darauf an, für den zu vermittelnden Lerninhalt das
richtige Medium und für unsere Teilnehmenden die passende Lernform zu finden. Das probieren und loten wir im Moment immer noch aus.
Aufgrund der positiven Rückmeldungen arbeiten wir
auch weiterhin mit den eben erwähnten Blended
Learning Konzepten. Gerade im Rahmen von Trainingsreihen verwenden wir aufeinander aufbauende Module, die in einem bestimmten Zeitraum angeboten werden und die immer eine Mischung aus
Präsenz, Webinar und digitalen Nuggets sind. Mit
cate haben wir ja unendlich viele Möglichkeiten, diese verschiedenen Trainingstypen in ein Konzept zu gießen. Das ist für uns, neben der IDD-Schnittstelle
und der Möglichkeit, alles in einem System zu vereinen, ein weiteres Highlight von cate.
Herr Rumphorst, schon mal vielen Dank für das Gespräch. Welches letzte Fazit würden Sie ziehen?
Wir sind sowohl mit dem System als auch mit der
Zusammenarbeit mit CaT selbst sehr zufrieden. Einzig innerhalb des ILIAS-Kerns treffen wir manchmal auf Grenzen im Rahmen der Individualisierung, aber
das liegt in der Natur einer Open-Source-Software,
dessen sind wir uns immer bewusst. Schön ist aber,
dass wir als Partnerkunde auch an der Weiterentwicklung des Systems beteiligt werden und unsere Feature-Wünsche einbringen können.
Vielen Dank!
