FWS gGmbH

Herr Polifka, Sie haben sich für das Lernmanagementsystem cate entschieden …

Ja, wir hatten Termine mit verschiedensten Anbietern, 18 insgesamt. Da war alles dabei – von Systemen mit vorgefertigten Trainings, die sich schon auf die Pflege fokussiert haben, bis hin zu offenen Systemen wie ILIAS, worauf Ihr System ja auch basiert. Unser Ziel war es, eine Plattform zu finden, die wir selbst mitgestalten können und wo wir alle Anforderungen abbilden können – auch welche, die noch weit in der Zukunft liegen.

Der erste Meilenstein?

Eine große Erleichterung für uns: Den Bildungsstaus der rund 550 Mitarbeiter*innen nicht mehr in ExcelListen verwalten zu müssen. Wir haben einen internen Fortbildungskatalog, unsere Mitarbeiter*innen können sich aber auch extern weiterbilden. Wir hatten mehrere riesige Listen, die zum Teil miteinander verknüpft waren und haben noch mit Papieranträgen gearbeitet. Heute ist es so, dass ich einmal im Monat unsere Personaländerungsliste durchsehe und wenn zum Beispiel jemand den Bereich wechselt, kann ich diese Änderung gleich im System nachvollziehen, die entsprechenden Rollen zuweisen und ihn im Organigramm verschieben.

Sie haben gesagt, Sie haben einen großen Bedarf an Pflichtschulungen …

Genau, wir bilden aktuell viele Pflichtschulungen ab, da haben wir im ersten Schritt E-Learnings zugekauft. Die Pflichtschulungen betreffen fast alle Mitarbeitenden. Das sind Themen wie Brandschutz, Kfz-Unterweisung, Hygieneschulung, Erste-HilfeUnterweisung und so weiter. Dinge, die immer wieder theoretisch geschult und vor allem nachgewiesen werden müssen – Jahr für Jahr.

Die Lösung?

cate bietet für die wiederkehrenden Pflichtschulungen ein spezielles Modul. Nach einer vordefinierten Zeit legt das Modul den jeweiligen Kurs bei den Mitarbeiter*innen sozusagen auf „Wiedervorlage“. Dann gehen Einladungs- oder Erinnerungsmails automatisch raus, die Zertifikate werden automatisch erstellt und in Reportings ist ebenfalls alles dokumentiert – ohne dass wir aktiv etwas nachhalten müssen.

Wer was lernen muss, wird anhand verschiedener Rollen definiert …

Ja, genau. Jeder unserer Beschäftigten hat in cate, also der FWS Akademie, wie wir sie ja genannt haben, einen eigenen Bereich und eine bestimmte Rolle erhalten. Dieser bestimmten Rolle werden die Schulungen zugeordnet. Der größte Teil unserer Mitarbeiter*innen ist natürlich in der Pflege und Betreuung tätig – im Wohnbereich oder der Werkstatt oder in der Tagesförderstätte. Daneben haben wir aber Kurse, die zum Beispiel nur Führungskräfte absolvieren. Oder nur die Hauswirtschaftskräfte, die Haustechnik, die Verwaltung und so weiter. Perspektivisch möchten wir die Rollen noch feiner untergliedern. Dann haben wir die Möglichkeit, speziellere Inhalte einem spezielleren Kreis von Lernenden zukommen zu lassen.

Kurse, die Sie aber dann selbst erstellen möchten, richtig?

Ja, wir möchten zukünftig auch eigene Trainingsprogramme anbieten. Das sind keine Pflichtprogramme, aber Schulungen, die wir für sehr wichtig erachten, weil es speziell zur Pflege von Menschen mit Behinderung sehr wenig Material gibt. Die Angebote sind immer sehr stark auf Krankenhaus und Altenpflege gemünzt, aber die Pflege im Kontext mit behinderten Menschen? Das kommt nicht vor. Allein das Thema der Medikamentengabe: Die Gabe ist durch Magensonden oder Schluckbeschwerden sehr unterschiedlich. Dabei muss man vieles beachten. In diese Richtung geht es dann weiter. Wie geht man mit Hilfsmitteln wie Rollstühlen und Liftern, wie mit Orthesen um …

Das ist richtig viel Lernstoff …

Allerdings. Darum wollten wir in Bezug auf cate auch ein Paket, das wir in der Zukunft perspektivisch noch ausbauen können – vielleicht bis hin zu einer Öffnung für externe Nutzerkreise. Wir wollen auf lange Sicht noch viele Dinge angehen. Wir sind gerade dabei, uns extern zu öffnen, beziehungsweise arbeiten wir an Kooperationen mit anderen Einrichtungen in unserem Bereich. Wenn dann zukünftig externe Anmeldungen kommen, möchten wir diese natürlich ebenfalls über die Akademie verwalten.

Wie empfinden Sie dabei die Anlage der verschiedenen Maßnahmen im System?

Wir haben dazu gemeinsam mit Ihnen mehrere individuelle Vorlagen erstellt, einen ganzen Schwung für Präsenztrainings, die ein, zwei oder drei Tage lang sind, und einen ganzen Schwung an Vorlagen für Online-Seminare und E-Learnings. Diese Vorlagen nehme ich mir und erstelle daraus wieder Vorlagen für alle Maßnahmen, von denen ich weiß, dass sie im nächsten Jahr wiederkommen. Das geht sehr gut.

Sie arbeiten derzeit noch viel mit Präsenztrainings. Wollen Sie manches

davon auf längere Sicht gegen digitale Maßnahmen tauschen?

Ich glaube, der Anteil an Präsenz wird bei uns immer eine große Rolle spielen. Die Ausstattung der Mitarbeiter*innen ist sehr unterschiedlich, bei uns haben nur die Leitungskräfte Dienstlaptops. Auch wenn cate responsiv ist, sind es die E-Learnings nicht immer. Außerdem sind, wie gesagt, die Themen teilweise sehr speziell. In manchen Fällen wird es zukünftig Sinn machen, die Basis, also die Theorie vorher als E-Learning zu schulen und dann auf gleichem Niveau in Präsenz durchzustarten und sich da voll auf die Praxis zu konzentrieren.

Für die Organisation der Präsenztrainings

bietet cate auch ein paar gute Dinge … Ja, man hat zum Beispiel vorgestaltete Listen der Teilnehmenden zum Ausdrucken. Es gibt neben den Gebühren auch spezielle Stornomodalitäten und man kann verschiedene Veranstaltungsorte und Trainingsanbieter erfassen. Das ist für unsere Präsenzseminare natürlich sehr praktisch.

Also fünf Sterne fürs Handling von cate?

Ja, ich fühle mich sehr wohl mit dem System und komme auch gut zurecht mit der Konfiguration. Klar, das alles zu lernen hat natürlich ein paar Tage gedauert. Das System kann super viel und man kann sehr viele individuelle Dinge einstellen. Die Schulung am Anfang war auf jeden Fall sehr sinnvoll.

Und was sagen die Mitarbeiter*innen selbst? Gibt es neben den Pflichtschulungen auch andere Angebote in der FWS Akademie?

Na klar, wir haben auch offene „Bildungsangebote“ in der Akademie untergebracht. Manche davon sind sehr beliebt. Gerne genutzt werden zum Beispiel unsere Feelgood-Angebote „Fahrradtour mit Einkehr“ oder der Grillkurs „Wintergrillen“. Hier geht es natürlich um die Pflege unserer Unternehmenskultur – um den Spaß und darum, sich auch mal persönlich zu sehen.

Herr Polifka, vielen Dank für das Gespräch.